Firma sprzątająca, mimo że nie kojarzy się bezpośrednio z przetwarzaniem danych osobowych, w praktyce gromadzi sporo informacji o swoich klientach — dane kontaktowe, adresy obsługiwanych obiektów, a czasem też szczegóły dotyczące harmonogramu obecności personelu klienta, co podlega przepisom RODO.
Jakie dane przetwarza typowa firma sprzątająca
Standardowy zakres danych obejmuje dane kontaktowe klientów biznesowych i osób do kontaktu, adresy obsługiwanych lokalizacji, harmonogramy sprzątania oraz, w przypadku obsługi kadrowej personelu, dane pracowników wykonujących usługę — każda z tych kategorii wymaga odpowiedniego zabezpieczenia.
Umowa powierzenia przetwarzania danych z klientem B2B
Jeśli firma sprzątająca w ramach usługi ma dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe klienta końcowego (np. biuro z dokumentacją pracowniczą), warto rozważyć zawarcie formalnej umowy powierzenia przetwarzania danych, precyzującej zakres odpowiedzialności obu stron.
Personel sprzątający mający dostęp do pomieszczeń z dokumentacją zawierającą dane osobowe powinien być przeszkolony z podstawowych zasad poufności — nawet przypadkowe zapoznanie się z dokumentami na biurku klienta może rodzić konsekwencje dla obu stron.
Bezpieczeństwo danych w systemach informatycznych firmy
Firmy sprzątające korzystające z systemów do zarządzania zleceniami czy fakturowania powinny zadbać o odpowiednie zabezpieczenie tych systemów — silne hasła, ograniczony dostęp do danych klientów wyłącznie dla uprawnionych pracowników oraz regularne kopie zapasowe.
| Kategoria danych | Przykład | Zalecenie RODO |
|---|---|---|
| Dane kontaktowe klientów | Imię, nazwisko, telefon, e-mail | Ograniczony dostęp, podstawa prawna przetwarzania |
| Adresy obsługiwanych obiektów | Lokalizacje sprzątanych nieruchomości | Zabezpieczenie w systemie firmy |
| Dane pracowników | Dane kadrowe personelu sprzątającego | Zgodność z przepisami o ochronie danych pracowniczych |
| Dostęp do pomieszczeń klienta | Kontakt z dokumentacją klienta podczas sprzątania | Rozważenie umowy powierzenia danych |
Profesjonalne wyposażenie dla firm sprzątających dbających o standardy
Sprawdź ofertę chemii i sprzętu dla profesjonalnych firm sprzątających w chefekt.pl.
Najczęściej zadawane pytania
Czy firma sprzątająca musi mieć wyznaczonego inspektora ochrony danych?
Zależy od skali przetwarzanych danych i przepisów — w większości małych i średnich firm sprzątających nie jest to obowiązkowe, warto jednak skonsultować to indywidualnie z prawnikiem lub doradcą RODO.
Czy warto podpisywać umowę powierzenia danych z każdym klientem?
Warto rozważyć to w przypadkach, gdy personel sprzątający ma realny dostęp do pomieszczeń z dokumentacją zawierającą dane osobowe klienta końcowego.