Zamawianie środków czystości na wyczucie to najczęstsza przyczyna dwóch skrajnych problemów w zarządzaniu obiektem: albo magazyn pęka w szwach od zapasów, które się przeterminują, albo firma sprzątająca w połowie miesiąca dzwoni z informacją, że skończył się płyn do podłóg. Oba scenariusze kosztują - pierwszy zamrożoną gotówkę, drugi improwizowane, drogie zakupy w ostatniej chwili. Rozwiązaniem jest prosty, powtarzalny sposób liczenia zapotrzebowania oparty na metrażu, natężeniu ruchu i liczbie punktów sanitarnych.
Trzy zmienne, które naprawdę decydują o zużyciu
Zużycie chemii czystości w obiekcie biurowym czy handlowym zależy przede wszystkim od trzech czynników: powierzchni do utrzymania w czystości (m2), liczby osób korzystających z obiektu dziennie (footfall) oraz liczby punktów sanitarnych - toalet, umywalek, dozowników mydła i ręczników. Powierzchnia determinuje zużycie płynów do mycia podłóg i powierzchni ogólnych, footfall wpływa na zużycie papieru toaletowego, ręczników i mydła, a liczba punktów sanitarnych decyduje o zużyciu środków dezynfekujących do WC i kostek toaletowych.
Prosty wzór do miesięcznego przelicznika
Praktyczna metoda liczenia zapotrzebowania na płyn uniwersalny lub środek do podłóg wygląda następująco: miesięczne zużycie koncentratu w litrach = powierzchnia w m2 x liczba mycia w miesiącu x zużycie na m2 przy typowym rozcieńczeniu 1:100 (przyjmij około 4 ml roztworu roboczego na m2, co przy stężeniu 1:100 daje 0,04 ml koncentratu na m2 na jedno mycie). Dla papieru toaletowego dobrym punktem wyjścia jest wskaźnik 1 rolka na 30-40 użyć toalety, a dla mydła w pianie - 1 ml na jedno użycie dozownika.
| Parametr | Wartość dla przykładowego biura | Wynik obliczenia |
|---|---|---|
| Powierzchnia do mycia | 800 m2, mycie 20 razy w miesiącu | Zużycie roztworu: 800 x 20 x 4 ml = 64 l roztworu roboczego |
| Koncentrat płynu uniwersalnego (1:100) | 64 l roztworu / 100 | 0,64 l koncentratu miesięcznie |
| Liczba pracowników i gości dziennie | 150 osób x 22 dni robocze | 3 300 wejść do toalet miesięcznie |
| Papier toaletowy | 3 300 wejść / 35 użyć na rolkę | Około 95 rolek miesięcznie |
| Mydło w pianie | 3 300 użyć x 1 ml | 3,3 l mydła miesięcznie |
| Dezynfekcja WC (4 toalety, 2x dziennie) | 4 x 2 x 22 dni | 176 aplikacji, ok. 2-3 l preparatu skoncentrowanego |
Zawsze dodaj 10-15% zapasu bezpieczeństwa do wyliczonego zapotrzebowania - sezonowe wzrosty ruchu, dłuższe godziny pracy obiektu czy okres infekcyjny jesienią i zimą potrafią podnieść zużycie skokowo.
Punkty sanitarne wymagają osobnego przelicznika
- Dozowniki mydła i ręczników uzupełniaj według zasady: pojemność dozownika x liczba uzupełnień w miesiącu, a nie na wyczucie podczas obchodu
- Kostki i żele do WC licz w sztukach na miskę ustępową, zakładając wymianę co 5-7 dni przy typowym natężeniu ruchu
- Środki do dezynfekcji powierzchni dotykowych (klamki, poręcze) wymagają osobnego budżetu przy podwyższonym reżimie sanitarnym
- Worki na odpady licz według liczby koszy i częstotliwości opróżniania, nie według metrażu
- Co kwartał porównuj rzeczywiste zużycie z wyliczeniami i koryguj wskaźniki - każdy obiekt ma swoją specyfikę
Zamów dokładnie tyle chemii, ile faktycznie potrzebujesz
Sprawdź środki do dezynfekcji powierzchni i sprzęt do sprzątania dobrane pod zapotrzebowanie Twojego obiektu.
Od wyliczenia do budżetu zakupowego
Po pierwszym wyliczeniu warto przełożyć wynik na miesięczny budżet i ustalić stały harmonogram zamówień - na przykład raz na cztery tygodnie, z buforem czasowym na dostawę. Taki system pozwala negocjować z dostawcą stałe ceny na powtarzalne zamówienia, zamiast kupować doraźnie po wyższych stawkach, a kierownikowi obiektu daje twardą podstawę do rozmów o budżecie z zarządem czy najemcami.
Centrum Higieny Efekt jako jeden z doświadczonych dystrybutorów chemii gospodarczej na Śląsku dostarcza produkty z tego poradnika na terenie całej Polski, nawet następnego dnia.
Najczęściej zadawane pytania
Jak często aktualizować wyliczenia zapotrzebowania?
Najlepiej co kwartał, a dodatkowo zawsze po istotnej zmianie - wzroście liczby pracowników, otwarciu nowej powierzchni czy zmianie harmonogramu sprzątania. Sezon jesienno-zimowy zwykle wymaga korekty w górę ze względu na wzmożoną dezynfekcję.
Czy wskaźniki zużycia są takie same dla biura i obiektu handlowego?
Nie. Obiekty handlowe mają zwykle znacznie wyższy footfall przy podobnym metrażu, co podnosi zużycie papieru i mydła nieproporcjonalnie do powierzchni. Warto liczyć te dwa parametry - metraż i footfall - osobno, a nie zakładać jednego uniwersalnego wskaźnika.
Co zrobić, jeśli rzeczywiste zużycie znacząco odbiega od wyliczeń?
Warto sprawdzić dwie rzeczy: czy dozowanie w praktyce odpowiada zalecanemu rozcieńczeniu (zbyt mocny roztwór roboczy podbija zużycie) oraz czy nie dochodzi do marnotrawstwa lub kradzieży zapasów w punktach sanitarnych.